Archiviazione Digitale | Software House

Archiviazione Digitale

Le innovazioni apportate nei processi informativi e documentali dalle nuove tecnologie, sia in ambito privato che pubblicistico, offrono notevoli vantaggi poiché riducono il tempo impiegato nel ciclo dei processi documentali, liberano risorse interne che vengono impiegate per attività di valore aggiunto e trasformano i processi rivolti ai clienti favorendo maggiore efficienza e puntualità nelle operazioni e nelle relazioni di lavoro. La Digitalizzazione dei processi si configura come un passaggio innovativo che consente di promuovere in azienda, la “riorganizzazione” o “reingegnerizzazione” dei processi, apportando efficienza nei procedimenti e nei servizi resi disponibili online per gli utenti. Il processo di Dematerializzazione, ha come obiettivo quello di “convertire” un “documento cartaceo” in “documento informatico” e viaggia perfettamente in linea con le politiche della Green Economy.

Il Sistema è in grado di dialogare con la maggior parte dei Software disponibili sul mercato e di importare qualunque tipo di documento al fine di facilitare le relazioni con clienti e fornitori.

I documenti importati vengono trasformati ed archiviati in formato elettronico PDF e/o XML e resi disponibili per funzioni di ricerca e di invio.

I documenti come Mastrini, Estratti Conto Clienti e Fornitori, Prima nota di Contabilità Generale, Fatture Emesse e Ricevute, Contabili F23 e F24 ed ogni altro tipo di documento, contabile e non, sono prodotti o elaborati in formato digitale PDF e/o XML.

Ogni documento prodotto può essere virtualizzato, archiviato e visualizzato in qualsiasi momento.

I documenti archiviati in formato PDF e/o XML sono disponibili per funzioni di ricerca e di invio.

Il Sistema consente di archiviare non solo qualsiasi tipo di documento contabile (tra cui anche lo Scadenzario) o altro tipo di documento ma, in particolare, per le aziende che lavorano nell’ambito della produzione artigianale, è possibile archiviare i disegni dei prodotti realizzati e/o da realizzare, associandoli alla distinta base o alla commessa. Gli stessi documenti possono essere eventualmente stampati tramite la funzione “richiesta di stampa” presente sul Sistema.

Tutti i documenti sono disponibili per funzioni di ricerca ed invio.

Il Sistema offre la possibilità di inviare a mezzo mail ed in modo automatico, ogni tipo di documento. Questa funzione si rivela particolarmente utile per l’invio di documenti quali Fatture Differite a fine mese, Solleciti di Pagamento, Estratti Conto Agenti.

La funzione “File Contatti” presente sul Software di Gestione, nel modulo progettato per l’Archiviazione Documentale, offre la possibilità di filtrare il contatto del destinatario a cui inviare un particolare documento. Lo stesso documento viene associato al contatto di riferimento e inviato in modo automatico.

Il Sistema è integrato con il Software di Gestione di FEDRA CCIA, a cui è possibile trasferire in automatico i Certificati di Origine per le aziende che svolgono attività di esportazione.

I Documenti, nel momento in cui vengono distribuiti online, sono protetti dall’introduzione di nuovi Data Base Integrati nel Sistema, che garantiscono la sicurezza e la riservatezza dei dati. Il nuovo motore per la gestione del Data Base con funzioni di accesso ai più moderni RDBMS dotati di un notevole incremento di prestazioni ed una maggiore garanzia relativa alla sicurezza, garantisce un livello maggiore di protezione e conservazione dei dati.

Fattura Elettronica

Il Sistema di gestione avanzata dell’Archiviazione Digitale, di Thesi EvS, è integrabile con tutti i moduli che compongono l’ERP, in virtù delle esigenze di ciascun cliente.

Approfondisci anche tutti gli altri moduli di tuo interesse sulla pagina dedicata all’ERP.