As inovações introduzidas nos processos informacionais e documentais pelas novas tecnologias, tanto no setor privado como no setor público, oferecem vantagens significativas, pois reduzem o tempo gasto no ciclo processamento de documentos, liberam recursos internos que são utilizados para atividades de valor agregado e transformar processos voltados aos clientes, promovendo maior eficiência e pontualidade nas operações e nas relações de trabalho. A digitalização dos processos é um passo inovador que permite à empresa promover a “reorganização” ou “reengenharia” dos processos, trazendo eficiência aos procedimentos e serviços disponibilizados online aos utilizadores. O processo de Desmaterialização visa “converter” um “documento em papel” em “documento eletrónico” e está perfeitamente alinhado com as políticas da Economia Verde.
O Sistema é capaz de se comunicar com a maioria dos Softwares disponíveis no mercado e importar qualquer tipo de documento para facilitar o relacionamento com clientes e fornecedores.
Os documentos importados são transformados e arquivados em formato eletrônico PDF e/ou XML e disponiveis para funções de busca e envio.
Documentos como Mastrini, Extratos de Conta de Clientes e Fornecedores, Primeira Nota de Contabilidade Geral, Notas Fiscais Emitidas e Recebidas, Contabilidade F23 e F24 e qualquer outro tipo de documento, contábil ou não, são produzidos ou processados em formato digital PDF e/ou XML.
Cada documento produzido pode ser virtualizado, arquivado e visualizado a qualquer momento.
Os documentos arquivados em formato PDF e/ou XML estão disponíveis para funções de pesquisa e envio.
O sistema permite arquivar não só qualquer tipo de documento contabilístico (incluindo o Cronograma) ou outro tipo de documento mas, em particular, para empresas que trabalham na área da produção artesanal, é possível arquivar os projetos dos produtos realizados e/ou a realizar, associando-os à lista de materiais ou à ordem de serviço. Os mesmos documentos podem eventualmente ser impressos através da função “pedido de impressão” do sistema.
Todos os documentos estão disponíveis para funções de pesquisa e envio.
O sistema oferece a possibilidade de envio automático de qualquer tipo de documento por e-mail. Esta função é particularmente útil para enviar documentos como faturas diferidas no final do mês, lembretes de pagamento, extratos de contas de agentes.
A função “Ficheiro de Contactos” do Software de Gestão, no módulo destinado ao Arquivamento de Documentos, oferece a possibilidade de filtrar o contacto do destinatário para envio de determinado documento. O mesmo documento é associado ao contato de referência e enviado automaticamente.